Privacy policy

PRIVACYVERKLARING VS TRUESOURCE

Versie: augustus 2026

VS TrueSource hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de website, B2B-webshop, zakelijke accountaanvragen, bestellingen en overige dienstverlening van VS TrueSource.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

VS TrueSource
Zandpad Driemond 5
1109 AE Amsterdam
Nederland

KvK-nummer: 87752816
E-mail: info@vstruesource.com

Voor vragen over privacy of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken is afhankelijk van de manier waarop u gebruikmaakt van onze website en dienstverlening.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

voor- en achternaam van de contactpersoon;
bedrijfsnaam;
KvK-nummer;
btw-nummer;
e-mailadres;
telefoonnummer;
factuuradres;
afleveradres;
website van uw onderneming;
door u opgegeven verkoopkanalen;
gebruikersnaam en accountgegevens;
bestel- en factuurgegevens;
betaalinformatie voor zover noodzakelijk voor verwerking van betalingen;
correspondentie met VS TrueSource;
gegevens die u zelf verstrekt via formulieren, e-mail of andere communicatie;
eventueel door u vrijwillig geüploade documenten of bijlagen;
technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van onze website en het account.

Wij vragen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.

3. B2B-accountaanvraag

Wanneer u een zakelijk account aanvraagt, gebruiken wij de door u verstrekte gegevens om uw aanvraag te beoordelen.

Daarbij kunnen wij onder andere uw bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, contactgegevens, website en opgegeven verkoopkanalen gebruiken.

VS TrueSource kan bedrijfsgegevens controleren om vast te stellen of een aanvraag afkomstig is van een bestaande onderneming en of de aanvraag past binnen ons B2B-beleid.

Het aanvragen van een account betekent niet automatisch dat een B2B-account wordt goedgekeurd.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor onder andere:

het beoordelen en verwerken van B2B-accountaanvragen;
het aanmaken en beheren van zakelijke accounts;
het verwerken en uitvoeren van bestellingen;
het verwerken van betalingen;
het opstellen en beheren van facturen;
het verzenden en afleveren van bestellingen;
communicatie over aanvragen, bestellingen en leveringen;
klantenservice;
het behandelen van klachten, retouren en schadegevallen;
het voorkomen en onderzoeken van fraude of misbruik;
het beveiligen en technisch functioneren van onze website;
het voeren van onze bedrijfs- en financiële administratie;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
het beschermen van onze gerechtvaardigde zakelijke belangen.

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt wanneer daarvoor een geldige AVG-grondslag bestaat. Voor VS TrueSource zullen afhankelijk van het doel vooral uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst, een wettelijke verplichting en in bepaalde gevallen een gerechtvaardigd belang relevant zijn. De AVG kent zes mogelijke grondslagen.

5. Bestellingen en betalingen

Wanneer u een bestelling plaatst, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om de overeenkomst uit te voeren.

Hieronder kunnen onder andere vallen:

contactgegevens;
bedrijfsgegevens;
factuurgegevens;
aflevergegevens;
bestelgegevens;
betaalstatus en noodzakelijke betaalinformatie.

Wij gebruiken deze gegevens om uw bestelling te verwerken, betaling te administreren, producten te verzenden en met u over de bestelling te communiceren.

6. Facturatie en administratie

VS TrueSource is wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren voor de financiële en fiscale administratie.

Gegevens die onderdeel zijn van onze wettelijke administratie worden gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn bewaard.

Een verzoek tot verwijdering betekent daarom niet dat gegevens die wij wettelijk verplicht moeten bewaren onmiddellijk kunnen worden verwijderd.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

VS TrueSource verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met organisaties die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering of dienstverlening.

Denk bijvoorbeeld aan:

hosting- en websiteleveranciers;
IT- en beveiligingsdienstverleners;
betaaldienstverleners;
boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
vervoerders en logistieke dienstverleners;
leveranciers van noodzakelijke webshop- of communicatiesoftware;
professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is;
overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij verstrekken daarbij uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens VS TrueSource verwerkt, maken wij waar vereist passende afspraken over de verwerking en bescherming daarvan.

8. Vervoerders

Voor het afleveren van een bestelling moeten bepaalde persoonsgegevens worden gedeeld met de vervoerder of logistieke dienstverlener.

Dit betreft doorgaans gegevens zoals:

naam of bedrijfsnaam;
afleveradres;
eventueel e-mailadres;
eventueel telefoonnummer;
informatie die noodzakelijk is voor de bezorging.

Deze gegevens worden uitsluitend verstrekt voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren en volgen van de levering.

9. Beveiliging

VS TrueSource neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere verlies, onbevoegde toegang, misbruik, ongewenste openbaarmaking en onrechtmatige verwerking.

Ook van partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken verlangen wij waar van toepassing passende bescherming.

De AVG legt organisaties een verantwoordingsplicht op: zij moeten kunnen aantonen dat hun verwerking aan de privacyregels voldoet en passende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.

10. Bewaartermijnen

VS TrueSource bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

De precieze bewaartermijn kan daarom verschillen per categorie gegevens.

Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële of fiscale administratie worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn.

Gegevens van een B2B-account kunnen worden bewaard zolang het zakelijke account actief is en daarna zolang dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor administratie, eventuele geschillen en wettelijke verplichtingen.

Gegevens van niet-goedgekeurde accountaanvragen worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de beoordeling en eventuele administratieve afhandeling daarvan.

De AVG kent zelf niet voor alle persoonsgegevens één vaste bewaartermijn; organisaties moeten per verwerking bepalen wat noodzakelijk is en rekening houden met termijnen uit andere wetgeving.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

De website van VS TrueSource kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies kunnen noodzakelijk zijn om de website, webshop, het winkelmandje, accountfuncties of andere door de bezoeker gevraagde functionaliteit goed te laten werken.

Voor cookies of andere technieken waarvoor volgens de wet toestemming nodig is, wordt vooraf toestemming gevraagd.

Bezoekers moeten trackingcookies kunnen weigeren zonder daardoor de normale toegang tot de website te verliezen. Voor trackingcookies is geïnformeerde en actieve toestemming vereist.

Waar nodig verstrekt VS TrueSource aanvullende informatie via de cookiebanner en/of een afzonderlijke cookieverklaring.

12. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer dit gebeurt, zorgt VS TrueSource ervoor dat persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven wanneer daarvoor een geldige juridische basis en passende waarborgen bestaan, voor zover dit volgens de AVG vereist is.

13. Uw privacyrechten

Wanneer VS TrueSource persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u afhankelijk van de omstandigheden verschillende rechten.

U kunt onder andere verzoeken om:

inzage in uw persoonsgegevens;
correctie van onjuiste persoonsgegevens;
verwijdering van persoonsgegevens;
beperking van de verwerking;
overdracht van gegevens, waar dit recht van toepassing is;
bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
intrekking van toestemming wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Niet ieder recht is in iedere situatie onbeperkt van toepassing. Zo kunnen wij bepaalde gegevens niet verwijderen wanneer wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

De AVG geeft betrokkenen onder meer rechten op informatie, inzage, wijziging, verwijdering en gegevensoverdracht.

14. Een privacyverzoek indienen

Wilt u gebruikmaken van een privacyrecht of heeft u een vraag over uw persoonsgegevens?

Neem dan contact op via:

info@vstruesource.com

Wij kunnen bij een verzoek om aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om vast te stellen dat het verzoek betrekking heeft op uw persoonsgegevens.

Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.

15. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens

Heeft u een klacht over de manier waarop VS TrueSource met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@vstruesource.com, zodat wij de gelegenheid hebben uw klacht te onderzoeken en waar mogelijk op te lossen.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, waaronder in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Links naar websites van derden

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van derden.

VS TrueSource is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze externe partijen persoonsgegevens verwerken.

Wij adviseren u daarom de privacyverklaring van de betreffende externe partij te raadplegen.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

VS TrueSource kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of toepasselijke regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt via onze website beschikbaar gesteld.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij waar passend aanvullende informatie verstrekken.

18. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met: